¿Qué debe tener una herramienta integral para inventarios?

El inventario de una empresa es mucho más que hacer un listado de productos o bienes que tenemos en nuestro negocio. De hecho, generalmente, el inventario es el activo corriente más grande de las empresas que comercializan productos o transforman materias primas. Por esta razón, una herramienta integral para inventarios es fundamental para organizarlo y gestionarlo de forma eficiente.

¿Qué es un inventario?

El inventario es un listado de productos, bienes o materias primas que tiene una empresa o negocio. No obstante, este listado debe ser una relación detallada y valorada de este activo corriente. Esta relación de productos en el inventario debe incluir las características de cada uno (tamaño, colores, contenido, entre otros) y el valor asignado en la moneda que usa la empresa en sus transacciones (dólares, pesos colombianos, euros u otro).

Si te das cuenta, no es una lista sencilla porque su utilidad va mucho más que la de saber el número de productos existentes.

Y las funciones del inventario…

Además de informar las existencias de bienes y productos, tiene dos funciones que determinan el éxito de una empresa.

1. Despacho, cumplimiento de órdenes y mínimos a mantener

¿Qué sería de una empresa si no es capaz de entregar a los clientes sus compras a tiempo? Un fracaso total. La primer gran función del inventario es proveer la información de existencias y faltantes de productos (uno o más) para que las áreas comerciales pueden gestionar sus ventas y negociaciones con clientes.

Por otro lado, el despacho y el cumplimiento de órdenes están determinados por cantidades mínimas en inventarios por mantenerse, cantidad de productos por ordenar, entre otros. Recuerda que el inventario debe minimizarse para no afectar demasiado la liquidez de un negocio que depende de la venta diaria de productos.

2.  Ganancia promedio por producto

Ingresar un inventario correcto incluye el uso de los costos de cada producto para conocer la rentabilidad luego de venderlos. Como cada lote de productos puede cambiar de precio, establecer fechas de entrada y salidas del inventario, ayudan a conocer una ganancia promedio, ya que los sistemas calculan de forma automática un promedio de precio de compra.

¿Por qué ganancia promedio?

Como lo dijimos antes, el valor cada lote de productos puede cambiar de un momento a otro, bien sea por transporte, rotación, impuestos, entre otros, y no es bueno ajustar precios de venta para cada lote en particular para tener una ganancia fija por cada unidad vendida. Por ejemplo: En el mes uno el costo del dólar subió y, por ende, el producto se encareció un 2% respecto a la compra anterior. El segundo mes, el dólar cayó y el precio se hizo favorable en 1,3%. Para no ajustar el precio de venta al público cada mes, el sistema calcula el promedio de costos y mide la rentabilidad con la media del valor y el precio de venta.

¿Qué debe tener una herramienta integral para inventarios?

Ante todo, el sistema debe ser una herramienta que te garantice cumplir con los dos objetivos mencionados anteriormente. Te debe permitir la rápida consulta de existencias actualizadas (es fundamental que la herramienta integral para inventarios esté sincronizada con el módulo de facturación). Además, debe medir el costo promedio para conocer si estás siendo rentable o no.

Igualmente, es necesario contar con la disponibilidad de crear bodegas ilimitadas y sucursales para administrar los productos por locales, lotes, bodegas físicas, entre otros.

Q·enta, además de llevar tu contabilidad, es una herramienta integral para inventarios

Nuestra solución administrativa y contable sincroniza los módulos de contabilidad, facturación e inventario para automatizar tareas y mantener tu negocio al día. Q·enta, como herramienta integral para inventarios tiene ventajas que pocos programas te ofrecen:

• Bodegas ilimitadas.
• Inventario por costo promedio.
• Sincronización con ventas para crear remisiones de salida y cálculo de impuestos.
• Sincronización con compras para crear remisiones de entrada.
• Mucho más.

Además, si eliges el plan para empresarios, tendrás facturación electrónica avalada por la DIAN (600 facturas electrónicas al mes), sistema de inventarios con bodegas ilimitadas y contabilidad. Aquí puedes consultar nuestros planes y empezar tu suscripción.