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Contrato de suscripción de uso a los servicios Q·enta

Este contrato es celebrado por un parte, como proveedor del servicio, por Q·ENTA S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia y propietaria de la plataforma Q·ENTA y de la marca Q·ENTA, de aquí en adelante “Q·ENTA”; y por otra parte el suscriptor de los servicios contratados, de aquí en adelante “EL CLIENTE”.

 

Definiciones

CIFRADO: Cualquier método creado o utilizado para aumentar la seguridad de un mensaje transmitido o almacenado mediante la codificación de su contenido, de manera que solo pueda ser leído por la persona que cuente con una clave única para decodificarlo.

CUENTA: Hace referencia a la instancia principal para la administración de los datos y los servicios contratados por un cliente sobre la plataforma Q·ENTA. En la cuenta se definen los parámetros propios de dichos servicios como la vigencia, el número de usuarios y el número de compañías contratadas.

HARDWARE: Hace referencia a los componentes físicos de un sistema informático como sus elementos eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.

LÍNEA EXCLUSIVA DE SOPORTE: Se refiere al canal exclusivo de solicitud de soporte y ayuda tanto técnica como operativa, o de cualquier otra índole, exclusiva para los productos y servicios prestados por Q·ENTA sobre su plataforma Q·ENTA. Para acceder a la línea de atención exclusiva el cliente debe comunicarse a través de la línea 333 0333088 a nivel nacional desde cualquier teléfono móvil.

SUSCRIPCIÓN: Permiso o autorización que otorga Q·ENTA para el uso de los servicios contratados por un cliente sobre la plataforma Q·ENTA. La licencia no se asimila en ningún caso a una cesión de derechos de propiedad por parte de Q·ENTA. Para efectos de este contrato, el término licencia hace referencia en todos los casos a una licencia de uso por suscripción.

PLAN: Caracterización de un servicio que entrega Q·ENTA a un cliente sobre su plataforma Q·ENTA, usualmente en términos de vigencia, cantidad de usuarios y características de las funciones ofrecidos a un cliente.

PLATAFORMA Q·ENTA: Cualquier componente incluyendo pero no limitado a sistemas de información, aplicaciones de escritorio, aplicaciones móviles, servicios web, componentes de software o hardware, módulos, modelos o métodos sean físicos o virtuales que Q·ENTA disponga como elemento a través de su portal web https://www.qenta.app, o a través de cualquier canal directo o indirecto de venta para ser usados principalmente en administración, procesamiento y almacenamiento de datos para fines contables, tributarios, financieros, administrativos, de facturación y de producción entre otros.

SOFTWARE: Hace referencia a los componentes lógicos de un sistema informático que comprende un conjunto de instrucciones lógicas necesarias para realizar tareas específicas.

URL: Uniform Resource Locator por sus siglas en inglés, comúnmente conocida como dirección web, es una referencia para acceder a la localización física de un servidor en una red.

USUARIO: Cualquier persona o entidad autorizada por Q·ENTA para acceder a los servicios prestados a través de su plataforma Q·ENTA. Un usuario está caracterizado por tener un nombre de ingreso y una contraseña, combinación con la cual se realiza una autenticación frente a los servidores de Q·ENTA para obtener acceso a los servicios contratados.

 

Aceptación

Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en este momento y los añadidos en el futuro por Q·ENTA a través de su plataforma Q·ENTA, disponibles a través de la URL https://www.qenta.app o publicados por cualquiera otro medio tecnológico.

EL CLIENTE acepta, por el simple uso de la plataforma Q·ENTA, las condiciones dispuestas en este contrato, susceptible de cambio sin previo aviso por parte de Q·ENTA. Si EL CLIENTE representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto comprometerla frente a Q·ENTA a aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El cliente que no esté de acuerdo con esto o con cualquiera de los términos expresados en este contrato, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Q·ENTA a través de su plataforma Q·ENTA.

Q·FENTA da por entendido que aquel cliente que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como cliente. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán éstos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus representados.

Descripción del servicio

EL CLIENTE adquiere los servicios de la plataforma Q·ENTA a través de la suscripción a una licencia de uso, no exclusiva e intransferible, que le habilita a utilizar la plataforma Q·ENTA de manera permanente durante el período específico definido en los términos de la suscripción. La suscripción está regida por las características del plan que haya elegido EL CLIENTE a la hora de realizar la compra, y será renovada automáticamente, salvo que se especifique otra cosa en el plan adquirido. Los términos y condiciones de la renovación serán los vigentes al momento de la misma; no aplican términos de suscripciones nuevas. A una suscripción o renovación no le son aplicables promociones acumuladas.

El servicio se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web www.qenta.app, o en el sitio que se le indique al CLIENTE y tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio incluye el derecho de uso de todos los componentes de software distribuidos por Q·ENTA para acceder a su plataforma Q·ENTA, como aplicaciones de escritorio para Windows™ y MAC-OS™, aplicaciones móviles para IOS™ y Android™ y todas las demás formas de acceso que se encuentren publicadas en el sitio web www.qenta.app o en el que se le indique al CLIENTE.

El servicio también incluye la atención a las necesidades de soporte de EL CLIENTE sobre la plataforma Q·ENTA, siempre y cuando estas necesidades no se encuentren listadas o especificadas en el capítulo “COSTOS ADICIONALES” que se detallan más adelante en este contrato o sus anexos; se exceptúan todas aquellas necesidades que tengan relación directa con la forma de aplicar normas contables, tributarias o de otro orden legal, las cuales sean del resorte de la profesión contable o de las políticas del usuario.

EL CLIENTE se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes o servicios que ofrece Q·ENTA sobre su plataforma Q·ENTA. En ningún caso Q·ENTA se hace responsable por errores cometidos por EL CLIENTE a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial, ni tampoco de la clasificación que realice de la misma, lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por la plataforma Q·ENTA.

Q·ENTA no se hace responsable de la información que maneja EL CLIENTE en su cuenta y da por entendido que el titular de la cuenta conoce cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como las consecuencias de todos los cambios que considere pertinentes.

BOTÓN DE PAGOS: Q·ENTA podrá habilitar dentro de la grilla de servicios un botón de pagos electrónicos. Para hacer uso de esa plataforma, el CLIENTE se obliga previamente a aportar la documentación que se le solicite, pero de todas formas la activación depende de que se supere el estudio requerido y acepte los términos y condiciones de uso. Para tales efectos Q·ENTA actuará como un MANDATARIO. Las tarifas de uso de la plataforma de pagos serán establecidas de manera unilateral por Q·ENTA. El contrato de servicio y los términos y condiciones aplicables serán publicados por cualquier medio electrónico de manera previa al inicio de operaciones. EL CLIENTE deberá aceptar los términos y condiciones exigidos por las instituciones financieras y por los sistemas de comercio electrónico.

CERTIFICADO DIGITAL: Como un servicio de valor agregado, EL CLIENTE podrá contratar con Q·ENTA el servicio de activación del certificado digital requerido para activar el servicio de facturación y nómina electrónica. El precio, los documentos de soporte y los términos y condiciones del servicio, serán los vigentes al momento de la suscripción o renovación. EL CLIENTE manifiesta conocer que Q·ENTA actúa como un intermediario entre él y el proveedor tecnológico emisor del certificado digital, se compromete a entregar los documentos en los tiempos y con la calidad requerida, colocándolos a través de los medios tecnológicos que se le indiquen, y acepta someterse a los trámites y plazos de activación, copiar en tiempo las comunicaciones recibidas de la DIAN y cumplir las citas virtuales de activación y capacitación, relevando a Q·ENTA de cualquier responsabilidad en el trámite, causada por sus incumplimientos o los del proveedor tecnológico.

Q·ENTA provee un sistema contable con funciones de facturación y nómina electrónica bajo un modelo de software propio, el cual se ofrece en diferentes condiciones de cantidad y precio, los cuales se entienden aceptados por EL CLIENTE al momento de adquirir la suscripción. Q·ENTA provee un modelo único de facturación y nómina electrónica el cual cumple con los requisitos mínimos obligatorios exigidos por los anexos técnicos expedidos por la DIAN; por lo tanto, en caso de que EL CLIENTE requiera un desarrollo para incluir requisitos que no sean obligatorios, podrán ser solicitados por el CLIENTE, pero Q·ENTA se reserva el derecho de aceptar la solicitud, informando las condiciones de tiempo y precio del desarrollo.·

Limitaciones

EL CLIENTE acepta que la suscripción en ningún momento le otorga propiedad alguna sobre la plataforma Q·ENTA o sobre cualquiera de sus servicios, componentes de software o hardware, elementos, procesos, métodos o modelos, así como tampoco dicha suscripción le otorga la potestad para modificar, alterar, distribuir, difundir o mal utilizar los códigos fuente de cualquiera de los módulos o elementos que componen o hacen parte de la plataforma Q·ENTA.

EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, manipular o desensamblar el software, o cualquier módulo o elemento que haga parte de la plataforma Q·ENTA, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente.

Seguridad de la cuenta

Q·ENTA vela por la seguridad de sus usuarios. Todas las contraseñas usadas en la plataforma Q·ENTA se transmiten y se almacenan cifradas, por lo tanto, las contraseñas no pueden ser conocidas en ninguna circunstancia. Sin embargo, Q·ENTA no se hace responsable por el mal uso de la(s) contraseña(s) por parte de EL CLIENTE y sus usuarios, ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de conocer, asumiendo que siempre que se acceda a la plataforma Q·ENTA, lo hace EL CLIENTE o alguno de sus usuarios directamente.

La plataforma Q·ENTA usa protocolos de seguridad universalmente aceptados para evitar al máximo interceptaciones de los datos que se intercambian entre los dispositivos de nuestros clientes y los servidores de Q·ENTA. Q·ENTA garantiza que la información enviada y recibida desde y hacia sus servidores viaja en todo momento cifrada, y que existen muy bajas posibilidades de que los datos puedan ser descifrados por personas inescrupulosas. Adicional a esto, Q·ENTA pone a disposición de EL CLIENTE herramientas que le permiten controlar los accesos a su cuenta autorizando solamente aquellos dispositivos que EL CLIENTE apruebe.

Propiedad y responsabilidad sobre la información

EL CLIENTE es dueño de la información que ingresa en la plataforma Q·ENTA y en ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Q·ENTA y, de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma Q·ENTA y de todos sus componentes sobre la cual EL CLIENTE y sus usuarios ingresan la información.

Q·ENTA no se hace responsable por la información ingresada por EL CLIENTE o sus usuarios en la plataforma Q·ENTA, ni por los resultados, los cuales dependen de que la información se haya ingresado de manera correcta conforme a los parámetros contables, fiscales o a los que hubiere lugar, aplicables en cada caso. Se da a entender que EL CLIENTE, al usar los servicios de Q·ENTA, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a Q·ENTA de cualquier uso indebido de la información por parte de EL CLIENTE o sus usuarios, entendiéndose por ello el usar o sistematizar información en contravención de los requerimientos contables, tributarios o legales, etc.

Protección de los datos

Q·ENTA acepta y reconoce que toda la información de EL CLIENTE es relevante e intangible, y que mantener confidencial dicha información es necesaria con el fin de proteger los intereses legítimos de EL CLIENTE. Por ende, Q·ENTA acuerda custodiar toda la información de EL CLIENTE bajo estricta confidencia y se compromete a que en ningún momento la divulgará, revelará o comunicará, ni directa ni indirectamente, a ninguna persona, firma, compañía o entidad, ni que utilizará ni explotará ninguna porción de dicha información para su beneficio ni para beneficio de terceros.

Q·ENTA se compromete a tomar las medidas de seguridad que sean razonables y por lo menos iguales a las que toma para proteger su propia información confidencial. Hace parte de la información confidencial toda la información que registre EL CLIENTE y sus usuarios en la plataforma Q·ENTA así también como sus datos personales, la información de su licencia y de todas las operaciones y transacciones que realiza con Q·ENTA.

Q·ENTA almacena los datos de EL CLIENTE en servidores que ha dispuesto para tal fin en centros de procesamiento de información de alta calidad y disponibilidad. Q·ENTA se compromete a que el uso de los servidores de Q·ENTA y la administración de toda la información almacenada allí se hace bajo estrictos protocolos de seguridad, y que es accedida por el personal de Q·ENTA únicamente bajo circunstancias conocidas por EL CLIENTE, y bajo su autorización.

Registro de cuentas y usuarios

Q·ENTA presta un servicio de procesamiento de información que se ofrece descargando aplicaciones conectadas a la nube. Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrarla.

Q·ENTA permite el ingreso del número de usuarios que tiene EL CLIENTE según el plan que haya elegido al momento de registrar su cuenta. El administrador y propietario de la cuenta se hace responsable de los permisos, restricciones y accesos a la plataforma Q·ENTA. Q·ENTA no permite, en ninguna circunstancia, que estos usuarios no sean aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como usuarios para el uso de la plataforma Q·ENTA mediante la plataforma de creación de usuario de Q·ENTA y estos a su vez, no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma Q·ENTA. De suceder una situación como ésta, Q·ENTA no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de esta ni frente al usuario ni frente a terceros.

Disponibilidad

Q·ENTA se compromete a mantener una disponibilidad en sus servidores de por lo menos el noventa y siete por ciento (97%) por mes. En los casos en los que Q·ENTA tenga que realizar labores de mantenimiento preventivo en sus servidores, Q·ENTA se compromete a realizar dichos mantenimientos en fechas y horarios en las que la suspensión del servicio impacte la menor cantidad de clientes posible, previa notificación de por lo menos cuarenta y ocho (48) horas a través de los canales digitales de Q·ENTA.

Términos de soporte y servicio

Q·ENTA habilita y autoriza como mecanismo de prestación de soporte o ayuda para EL CLIENTE el canal de Contact Center 24 horas a nivel nacional marcando desde cualquier móvil al número publicado en la página web www.qenta.app. Todos los requerimientos sin excepción incluyendo fallas en la plataforma, configuración o parametrización, dudas sobre el uso de la herramienta, sistematización bajo NIIF sobre la plataforma y cualquier otro requerimiento, deben ser solicitados expresamente a través de nuestra línea exclusiva de soporte.

Cualquier requerimiento realizado por EL CLIENTE, independientemente de su naturaleza, se atenderá 7/24 sin perjuicio de Q·ENTA pueda de manera unilateral variar dicho horario de manera temporal o definitiva. El tiempo estimado de respuesta para cualquier requerimiento dependerá de la complejidad de la ayuda solicitada, y estará dado por el Nivel de Acuerdo de Servicios (NAS) que se publique en la página web de la plataforma Q·ENTA(https://www.qenta.app) o que sea dado a conocer por otro medio. Para requerimientos de nivel 1 (nivel de complejidad baja), el tiempo de respuesta máximo es de 12 horas hábiles. Para requerimientos de nivel 2 (nivel de complejidad intermedia), el tiempo de respuesta máximo es de 24 horas hábiles. Para requerimientos de nivel 3 (nivel de complejidad alta), el tiempo de respuesta puede variar. Estos tiempos se podrán consultar con el personal de Q·ENTA, a través de la herramienta de soporte al momento de realizar la solicitud.

Capacitaciones

Luego de adquirir el servicio, EL CLIENTE tendrá acceso a una plataforma virtual de autoaprendizaje donde tendrá acceso ilimitado a cursos que le permitirán entender y manejar completamente la herramienta. Cada suscripción incluye el acceso a la plataforma “Q·ENTA Academia” de forma ilimitada tanto para el usuario principal como para los usuarios adicionales que se configuren en la plataforma de configuración de usuarios. Todo requerimiento del cliente derivado de su auto capacitación sobre el uso de la herramienta deberá estar precedido de la culminación de los cursos de cada suscripción. Una vez terminado el curso el cliente tendrá derecho a solicitar una sesión de preguntas de 30 minutos (única vez) la cual debe ser agendada por medio de la línea de soporte técnico publicada en la página web www.qenta.app. Esta sesión solo podrá ser reagendada (1) sola vez en caso de incumplimiento por parte del cliente, entendiendo que EL CLIENTE puede tener motivos de fuerza mayor para no asistir. En caso de que EL CLIENTE incumpla la cita de de la sesión de preguntas y respuestas Q·ENTA se releva de toda responsabilidad derivada de la falta de solución de preguntas y respuestas, en ese caso, el CLIENTE podrá hacer uso de los videos tutoriales dispuestos para tal fin en la plataforma de autoaprendizaje o resolver dudas puntuales mediante la línea de soporte técnico dispuesta en la página web. Adicionalmente, EL CLIENTE cuenta con material didáctico que Q·ENTA publicará permanentemente en la página web https://www.qenta.app, canal de youtube: https://www.shorturl.at/kpwPS, redes sociales o por cualquiera otro medio virtual. Una vez concluido el proceso de autoaprendizaje, EL CLIENTE podrá solicitar capacitaciones virtuales adicionales que tendrán un costo adicional publicado como servicio complementario en la página web de Q·ENTA.

Costos del servicio

Al momento de elegir el plan, EL CLIENTE conoce los valores por cada servicio. Estos precios son inmodificables durante la vigencia contratada para la suscripción otorgada por Q·ENTA.  Q·ENTA en ninguna circunstancia procederá a negociar los valores de prestación de sus servicios, ni no podrá realizar modificaciones o variaciones a la tarifa durante el tiempo de vigencia de la licencia, al cabo del cual se podrán realizar ajustes al precio de uso, conforme al nuevo periodo contractual. Los términos y condiciones de la renovación son los vigentes al momento de la misma.

EL CLIENTE deberá cancelar el valor total de la suscripción previo a la activación de la misma. Al momento de la renovación el cliente tendrá un periodo máximo de 1 día después de la fecha de terminación para realizar el pago de la renovación, en caso de no recibirse el pago y soporte correspondiente será suspendido.

Se entiende que cualquier demora o falta de pago por parte del CLIENTE de sus obligaciones con Q·ENTA indica su decisión de no continuar con la utilización de los servicios de la plataforma Q·ENTA. Q·ENTA informará a través de los canales digitales sobre la cancelación o suspensión del uso de la licencia de EL CLIENTE, almacenando la información temporalmente durante un máximo de seis (6) meses, tiempo durante el cual EL CLIENTE podrá solicitar una copia digital de sus datos. Luego de transcurridos los seis (6) meses, Q·ENTA se reserva el derecho de mantener o destruir los datos de EL CLIENTE almacenados en su plataforma.

El pago se debe realizar mediante la pasarela de pagos de la página web de Q·ENTA donde según el método de pago recibirá la información necesaria para realizar la respectiva transacción en compañía de un asesor autorizado.

Costos adicionales

Cualquier soporte adicional, requerimiento o capacitación no especificada en el plan contratado, tendrá un costo adicional dependiendo del plan que haya sido contratado por EL CLIENTE, y que deberá ser previamente aprobado éste.

Los siguientes casos generarán cargos adicionales:

  1. Hora de asesoría remota para capacitación personalizada por medio de la línea de soporte. 
  2. Acompañamiento en temas contables, tributarios o de función principal del contador. Q·ENTA no asume responsabilidad por el acatamiento de las normas contables o tributarias, las cuales deben ser adoptadas por políticas de EL CLIENTE.
  3. Hora de consultoría para asesoría en implementación de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), medios magnéticos o cualquier otro tema que implique asesoramiento especializado.
  4. Migraciones desde paquetes contables diferentes a la plataforma Q·ENTA o sus versiones previas.
  5. Capacitación personalizada cuando el cliente no tome los servicios ofrecidos.

Devoluciones

En caso de que EL CLIENTE quiera solicitar una devolución del dinero sea parcial o completa el cliente debe acogerse a las Políticas de Devolución expresas en la página oficial de Q·enta (https://www.qenta.app/politicas-de-devolucion) donde se le presentan todas las condiciones a las cuales debe cumplir para aplicar a una devolución, así como también, el proceso correspondiente para solicitarla.

Terminación del servicio

En caso que EL CLIENTE dé por terminado el contrato de suscripción con Q·ENTA tendrá la información a su alcance en un formato digital, pero en ningún momento Q·ENTA se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan los datos para su consulta y procesamiento en aras del funcionamiento y uso de la misma sobre la plataforma Q·ENTA.

Para aquellos casos en los que los pagos correspondientes a la licencia adquirida por EL CLIENTE no sean realizados dentro del término estipulado para ello, Q·ENTA se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal.

En caso de suspensión, la cuenta de EL CLIENTE no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo de EL CLIENTE se hayan realizado por completo. Una vez realizado el pago, EL CLIENTE está en la obligación de informar enviando un correo electrónico a info@qenta.app o el que se encuentre habilitado para tal fin, para proceder con la reactivación de su cuenta y de todos los servicios prestados por Q·ENTA.

Hace parte de este contrato, el anexo de “políticas de retracto, terminación de uso, y devolución del precio Q·ENTA”, el cual manifiesta conocer el CLIENTE a la hora de suscribir este documento. El CLIENTE acepta sujetarse en todo a las condiciones y requisitos contenidos en dicho documento.

Legislación aplicable

Para cualquier solución de pleito legal se debe entender que Q·ENTA se ciñe a las leyes de la República de Colombia y está en jurisdicción de la ciudad de Bogotá, Colombia.

 

Notificaciones

Q·enta las recibe en:

Dirección: Calle 119 # 14-42 Oficina 401
Teléfono: (+57)(1) 746 7800
Correo: info@qenta.app

Q·enta S.AS
NIT: 901.195.532-1
Teléfono: 7467800

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